Automatisation des processus pour TPE/PME
Comment savoir identifier ce qui freine vraiment votre entreprise au quotidien ?
Copier une information d’un logiciel à un autre. Produire chaque semaine le même reporting. Envoyer manuellement les mêmes e-mails. Générer des documents un par un, exporter un fichier CSV pour le réimporter ailleurs.
Prises séparément, ces tâches semblent parfois insignifiantes. Répétées chaque jour ou chaque semaine, elles finissent par coûter du temps, voir générer des erreurs.
J’aide les TPE et PME à identifier ces tâches, à simplifier leur processus et à automatiser ce qui mérite réellement de l’être.
30 minutes pour échanger sur votre situation, sans engagement.
Pourquoi améliorer vos processus devient une priorité ?
Une automatisation intéressante commence rarement par : « Nous avons besoin de Make ».
Elle commence plutôt par une situation quotidienne.
Vous recopiez les mêmes informations.
Un prospect remplit un formulaire. Ses coordonnées arrivent par email. Quelqu’un les copie ensuite dans un tableau ou dans votre CRM.
Votre reporting nécessite plusieurs manipulations.
Vous ouvrez différents logiciels, exportez plusieurs fichiers puis rassemblez manuellement les données pour obtenir votre tableau de bord.
Vos outils ne communiquent pas.
Une information existe déjà dans un logiciel mais doit être saisie une deuxième fois dans un autre.
Certaines tâches dépendent de la mémoire.
Envoyer un e-mail, relancer quelqu’un, déplacer une information, mettre à jour un statut…
Si une même action est prévisible et répétée régulièrement, il peut être intéressant de regarder comment elle fonctionne.
Pas nécessairement pour l’automatiser. D’abord pour voir si elle peut être supprimée, simplifiée ou mieux organisée.
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Avant d’automatiser, commençons par comprendre.
Automatiser un mauvais processus ne le rend pas meilleur.
Cela peut simplement permettre de reproduire ses défauts plus rapidement.
C’est pourquoi je ne commence pas par choisir un outil. Je commence par quelques questions simples :
- Pourquoi cette tâche existe-t-elle ?
- À quelle fréquence est-elle réalisée ?
- Combien de temps représente-t-elle réellement ?
- Qui intervient ?
- Quelles informations entrent dans le processus ?
- Quel résultat doit-il produire ?
- Existe-t-il des exceptions ?
- Peut-on supprimer une étape ?
- Le gain attendu justifie-t-il une automatisation ?
Une tâche de 10 minutes réalisée une fois par trimestre ne mérite probablement pas trois jours de développement.
À l’inverse, une manipulation de quelques minutes répétée plusieurs dizaines de fois chaque semaine peut représenter un véritable irritant.
L’objectif n’est donc pas d’automatiser le maximum de choses. C’est de déterminer ce qui vaut réellement la peine de l’être.
Optimiser un processus avant de chercher à l’automatiser
Automatiser un mauvais processus ne le rend pas meilleur :
Cela permet surtout d’exécuter plus vite ses défauts.
J’analyse donc d’abord les étapes, les outils utilisés, les ressaisies, les validations et les points de friction.
L’objectif est d’abord d’optimiser le processus :
Supprimer ce qui est inutile, simplifier ce qui peut l’être et clarifier les responsabilités.
L’automatisation intervient ensuite uniquement lorsqu’elle apporte un gain réel de temps, de fiabilité ou de suivi.
Ma méthode pour simplifier et automatiser un processus :
1. Observer
Nous partons du fonctionnement actuel.
Qui fait quoi ? Avec quels outils ? À quel moment ? Quelles informations circulent ? Où apparaissent les manipulations, attentes et erreurs ?
Objectif : rendre le processus visible avant d’essayer de le transformer.
2. Simplifier
Nous cherchons ensuite ce qui peut être supprimé, regroupé ou standardisé.
Parfois, supprimer une étape produit davantage de valeur que l’automatiser.
Objectif : ne pas automatiser inutilement de la complexité.
3. Automatiser
Lorsque l’automatisation est pertinente, je définis les déclencheurs, les données nécessaires, les actions à effectuer et les cas particuliers.
Je peux ensuite mettre en œuvre la solution avec les technologies adaptées au contexte.
Objectif : construire une automatisation utile, compréhensible et proportionnée au besoin.
4. Vérifier et améliorer
Une automatisation doit fonctionner dans la réalité, y compris lorsque tout ne se passe pas exactement comme prévu.
Nous vérifions son fonctionnement, les exceptions et le résultat obtenu.
Objectif : s’assurer que l’automatisation fait réellement gagner quelque chose à l’entreprise.
Que peut-on automatiser dans une TPE ou une PME ?
Les possibilités dépendent évidemment de vos outils et de votre fonctionnement.
Voici quelques exemples de besoins sur lesquels je peux intervenir.
Faire circuler des informations entre plusieurs outils
Un formulaire peut alimenter automatiquement un CRM, un tableau de suivi ou une autre application sans nouvelle saisie manuelle.
Automatiser certaines tâches administratives
Création de documents, classement d’informations, notifications, mises à jour ou autres actions répétitives.
Organiser certaines relances
Déclencher une action lorsqu’un événement se produit ou lorsqu’une information n’a pas été mise à jour depuis un certain temps.
Automatiser une partie du reporting
Récupérer, consolider ou préparer certaines données plutôt que multiplier les exports et copier-coller.
Collecter et traiter des données
Récupérer des informations depuis différentes sources, les transformer puis les envoyer vers l’outil dans lequel elles seront réellement utilisées.
Connecter des logiciels existants
Avant d’ajouter un nouvel outil, il est parfois possible de faire mieux communiquer ceux que vous utilisez déjà.
Trois situations qui méritent d’être regardées
« Tous les vendredis, je passe deux heures à préparer mon reporting. »
Vous exportez des données depuis plusieurs outils, les rassemblez dans Excel puis reproduisez les mêmes manipulations.
La première question n’est pas : “Comment automatiser Excel ?”
Il faut d’abord comprendre quelles données sont réellement nécessaires, pourquoi elles sont réparties ainsi et quelles étapes peuvent disparaître.
« Quand nous recevons une demande, nous recopions les informations dans trois endroits. »
La donnée existe déjà.
Pourtant, chaque nouvelle demande génère plusieurs saisies manuelles.
Il peut être pertinent de créer une circulation automatique de l’information, à condition de savoir quelle application doit devenir la référence et quelles données doivent réellement être synchronisées.
« Cette tâche ne prend que cinq minutes. »
Cinq minutes ne justifient pas nécessairement une automatisation.
Mais :
5 minutes × 10 fois par jour × 220 jours = plus de 180 heures par an.
C’est pourquoi je préfère mesurer avant de décider.
Le résultat recherché n’est pas une automatisation.
Une automatisation n’a aucune valeur parce qu’elle est techniquement sophistiquée.
Elle doit produire quelque chose de concret.
Selon le processus, cela peut signifier :
- moins de ressaisies,
- moins d’erreurs,
- moins de tâches oubliées,
- une information qui circule mieux,
- un traitement plus rapide,
- plus de temps disponible pour des tâches à plus forte valeur.
Et parfois, l’analyse aboutira à une conclusion très simple :
Cette tâche ne mérite pas d’être automatisée.
C’est aussi une bonne décision.
Pourquoi me confier votre problématique d’automatisation ?
Je ne commence pas par l’outil.
Mon objectif n’est pas de trouver un endroit où placer une automatisation.
Il est de comprendre votre fonctionnement et de déterminer si le digital peut réellement l’améliorer.
Je comprends la technique sans perdre de vue le besoin.
Mon parcours dans le web, le développement et la gestion de projet m’a régulièrement placé à l’interface entre besoins métiers et contraintes techniques.
Cela me permet de questionner le besoin puis d’aller jusqu’à la mise en œuvre lorsque la solution entre dans mon champ de compétences.
Je connais la réalité des petites entreprises.
Depuis 2020, j’accompagne directement des TPE et PME, avec des contextes où ressources, temps, budget et outils existants doivent être pris en compte.
La meilleure automatisation n’est donc pas nécessairement la plus impressionnante.
Questions fréquentes sur l’automatisation des processus.
Toutes les tâches répétitives doivent-elles être automatisées ?
Non. Il faut prendre en compte leur fréquence, le temps passé, la stabilité du processus, les exceptions et le coût de la solution. Une tâche peut être répétitive sans que son automatisation soit rentable.
Faut-il changer nos logiciels pour automatiser ?
Pas nécessairement. Je commence par étudier les outils existants et leurs possibilités de connexion. Ajouter un nouvel outil n’est pertinent que s’il répond à un besoin réel.
Pouvez-vous automatiser un processus avec Make ?
Make fait partie des outils que je peux utiliser lorsqu’il est adapté au besoin. Mais le choix de la technologie intervient après l’analyse du processus.
Peut-on utiliser l’IA dans une automatisation ?
Oui, pour certains usages. Mais l’IA n’est pas automatiquement nécessaire. Son intérêt dépend de la nature des données, de la tâche à réaliser et du niveau de fiabilité attendu.
Combien coûte l’automatisation d’un processus ?
Cela dépend de sa complexité, du nombre d’outils concernés, des données à traiter et des exceptions. Lorsque le besoin n’est pas suffisamment défini, je peux commencer par un diagnostic afin de déterminer la solution et les priorités.
Comment savoir si une automatisation sera rentable ?
On peut comparer le temps et les erreurs actuellement générés par le processus avec le coût de mise en place, de maintenance et les gains attendus. L’objectif est d’obtenir un bénéfice réel, pas simplement d’automatiser.